"Olsa da olur, olmasa da olur" gibi bir düşünce tarzına sahip olmak yerine, vaka çalışmalarını bulunduğunuz rekabet ortamında size yardımcı olacak bir araç olarak görmelisiniz. Vaka çalışmalarınız; anlaşılır, sade ve ikna edici olmalıdır. Yapmak için yapmamalısınız.

Vaka çalışmalarınızı (case studies) hazırlamıyorsanız , pek çok fırsatı kaçırıyorsunuz demektir.

Vaka çalışmaları; konkurdaki sunumunuzda anlattığınız pastanın üzerindeki kremadan daha fazlasıdır, yaptığınız pastanın kanıtıdır…

Size bir soru, lütfen bir şık seçin.

Vaka çalışmalarını “sizce” ajans web sitenize eklemeli misiniz?

A) Evet B) Evet C) Evet D) Evet E) Evet

Gördüğünüz gibi tek bir seçiminiz var. Evet!

Yeni potansiyel müşterilerin peşine düşerken, özellikle de deneyiminizi, yeteneğinizi veya başarılarınızı, sizi tanımayan potansiyel müşterinize teklifinizle beraber kesinlikle gönderin, sunumunuzda anlatın.

Potansiyel müşteriniz ile bir toplantı ayarlasanız bile çalışmalarınızın ne kadarını anlatabilirsiniz ki?

Bırakın onlar sizin yaptığınız çalışmaları keşfetsin!

Potansiyel müşterinizi ikna etmek için yaptığınız o sunumlar, ne yapacağınızı açıklar. Vaka çalışmaları, yaptığınız sunumdaki projeyi yapabileceğinizi kanıtlar!

Kaç kez “kapsamlı bir deneyime” sahip olduğunuzu iddia ederseniz edin, destekleyecek bir vaka çalışması olmadan, bu kelimeler yeni bir potansiyel müşteri için anlamsız ve havada kalacaktır.

Ajanslar genellikle vaka çalışmalarını oluşturmayı “daha fazla iş” olarak görür, zaman ve emek kaybıdır. Gerçekte ise “daha fazla iş” almanızı sağlayan birer araçtırlar.

Kilit nokta, vaka çalışmalarını; “isteğe bağlı, boş zamanınızda ya da keyfiniz olduğunda yapacağınız” bir şey olarak görmeyi bırakmanız gerektiğidir.

“Olsa da olur, olmasa da olur” gibi bir düşünce tarzına sahip olmak yerine, vaka çalışmalarını bulunduğunuz rekabet ortamında size yardımcı olacak bir araç olarak görmeniz.

Vaka çalışmalarınız; anlaşılır, sade ve ikna edici olmalıdır. Yapmak için yapmamalısınız.

Vaka Çalışmalarıyla Daha Fazla Teklif Kazanmak için 9 İpucu:

1. İhtiyaç ortaya çıkmadan önce vaka çalışmalarınızı hazırlamış olun

Bir otomobil markası için reklam projesi yapmak isteyen bir marka müdürü ajansınızı arıyor ve sizi 2 gün sonra bir toplantı yapmak için ofislerine çağırıyor. ( Hazırlık zamanı gelip çattığında hazırlanmak için hep 2 veya 1 gününüz olur.)

Örnek olaya bakalım:

-Otomotiv sektöründe bulunan bir başka marka ile yapmış olduğunuz başarılı bir reklam kampanyanız var! Bunu anlatabilirsiniz! Harika değil mi? Nasıl da denk geldi ama!

-Ama şöyle bir sorun var. Bu hikayenizi anlatmanız için 2 gününüz var. Strateji planlama ve grafikerlerinizin hepsi toplantıyla aynı gün yapacağınız bir lansman için nefes almadan çalışıyor.

-Bu hikayenizi hazırlayacak kimse yok. Toplantıya gittiniz ve hikayenize hazırlık yapamadığınız için yarım yamalak bir sunum yaptınız.

-Marka direktörü hiç etkilenmedi.

-2 hafta sonra konkurun sonuçlandığını ve başka ajansın işi aldığını öğrendiniz.

-Geçmiş olsun.

İşin püf noktası bir krizle karşı karşıya kalmadan, potansiyel müşterinizi kaybetmeden önce vaka analizine sahip olmanız.

Takımınızdaki sorumlu kişilere, projeleriniz sonlandıktan sonra vaka çalışmalarını üretmeleri için görev atayın. Ve bu görevlerini hakkıyla tamamladıklarından emin olun.

Her projeden sonra işlerin nasıl gittiğini görmek ve güncel sonuçları eklemek için birkaç ay takip edin. Bu şekilde, potansiyel müşterinize gösterebileceğiniz kaynak materyaller ve vaka çalışmanızın sonuçlarını ön plana çıkaran çekici istatistikler olacak.

Zaman geldiğinde bunları her teklifin özel ihtiyacına uyacak şekilde özelleştirebilirsiniz.

Böylelikle görüşmenizden 1 gün önce hangi projelerin yapılacağına karar vermek, müşterilerden izin almak, içeriğinizi yazmak, iç onay süreci, kullanacağınız görselleri seçmek gibi süreçlerle uğraşmayacaksınız. Bir de bunları anlamlı bir şekilde bir araya getirip tasarlamak var tabi ki…

Elinizde bulunan vaka çalışmanızı, görüşmeye gideceğiniz potansiyel müşterinizin ihtiyaçlarına uyarlayıp, harika bir şekilde sunumunuzu yapıp, işi alacaksınız!

Vaka çalışmalarınızı büyük bir titizlikle yapın ve ertelemeyin.

2.Sizi temsil edecekleri öne çıkarın ve güncel tutun

Hangi projelerin, vaka çalışmalarına dönüştürüleceğine karar verirken, verdiğiniz hizmeti kapsamlı olarak temsil ettiklerinden emin olun. Bu şekilde, bir teklifte verebileceğiniz tüm proje türlerini yansıtan hazır vaka çalışmalarınız olur.

İdeal olarak, her hizmet ve sektör için birkaç vaka çalışmanız olmalı, ancak ilgili kategoride tüm işleri temsil edebilecek ve yıldız bir vaka çalışmasının olması önemlidir.

Ayrıca, her vaka çalışmasının düzenli güncellendiğinden emin olun. Teknoloji, pazarlar ve endüstriler hızla değişir, bu yüzden gelişmelerle alakalı, onları takip eden ve öncü olduğunuzu gösterdiğinizden emin olmalısınız.

3.Müşterinizin iznini alın

Bir vaka çalışmasında müşterinize ait verileri kullanacaksınız, onları kullanmadan önce izin almalısınız.

Bazı müşteriler, çeşitli nedenlerden ötürü; ticari zorluklarının veya uygulamalarının halka açık bir şekilde konuşulmasını ve ulaşılmasını istemez.

Sorumluluk, gizlilik ve rekabet ile ilgili konular, müşterilerinizi bazı verileri paylaşmasından alıkoyabilir.

Müşterileriniz vaka çalışmaları konusunda tereddütlü olabilirler, ancak onların hassas oldukları bilgilere yer vermeyeceğinizi ve onların istediklerini koyup, istemediklerini çıkarılacağını söylemeniz çok sağlam sonuçlara ulaşmanızı sağlayabilir. Bunu bir takım işine dönüştürmelisiniz. Ne güzel işler yaptınız beraber, şimdi bu güzel işleri beraber anlatma ve parlatma vakti!

Bu vaka çalışmasını iç iletişimlerinde ve kendi web sitelerinde de kullanabileceklerini unutmamalı müşterileriniz. Yani herkes için faydalı bir şey yapmış olacaksınız.

4.Müşteri Yorumları

Müşterinizden, beraber çalışmanızın nasıl olduğunu anlattığı ve şirketinin nasıl başarı sağladığını anlatan yoruma yer verebilirsiniz.

Ajansara üzerinden müşterilerinize yorum yaptırabilir ve bu yorumları potansiyel müşterilerinizin rahatlıkla keşfetmesini sağlayabilirsiniz. Müşterilerinizin ve sizin sitemize kayıt olması yeterli.

Müşterilerinin yorum yapması için bir yön vermeniz faydalıdır, ancak ağızlarına kelime koyduğunuzu hissetmemeliler.

Yorum yapmalarını kolay hale getirmeye çalışın.

Müşterinize, aşağıdakiler gibi sorular sorarak yapacakları referans yorumları için bir çerçeve oluşturabilirsiniz.

Ajansımızdaki ekiple çalışmak nasıldı?
Süreci basit buldunuz mu?
İnsanları bilgili buldunuz mu?

Birlikte çalışmak kolay mıydı?

Şirketiniz için X projesini gerçekleştirdiğimizden bu yana işinizde ne gibi faydalar gördünüz?

Bizimle tekrar çalışır mısınız? Neden?

Müşterilerimizle doğrudan telefonla iletişime geçerek ve bir e-postanın yanıtlanmasını beklemeye kıyasla, onlardan daha kolay ve samimi bir şekilde yorum alabilirsiniz.

Değerlendirmeyi ana sayfanıza, vaka çalışmasının olduğu sayfaya, potansiyel müşteriye yaptığınız bir sunuma, blog yazınızdaki içeriğin bir bölümüne, sosyal medyanıza koyabilirsiniz.

Hazırladığınız metni ve yayınlamak istediğiniz şeyleri müşterinize onay için göndermeyi unutmayın.

Müşteri yorumlarının ajansınız için neden bu kadar önemli olduğunu Müşteri yorumları hakkında bilmeniz gereken 7 madde yazımızda detaylı olarak açıklamıştık.

5.Bir hikaye anlatın

Vaka çalışmanızı anlatırken, projenin ve müşterinin yolculuğuna odaklanmaya dikkat edin. Sadece, “Önder Kasap Burger için yeni bir web sitesi kurduk, çünkü bir önceki güncel değildi ve tasarımı eski modaydı ” demeyin.

Aşağıdaki öğeleri içeren bir hikaye anlatın:

Müşteri Bilgileri: Şirketi, yaptıkları işi, sektörlerini kısaca tanıtın. Bu bilgiler okuyucu için bir bağ kurulmasını sağlar.

Neden?: Müşteri neden size geldi? Hangi sorunu çözmek istiyorlardı? Endüstrilerindeki potansiyel müşterilerinin onlara ulaşmasını önleyen sorunlar nelerdi? Neden onlara yardım etmek için ajansınızı seçtiler? Sorunlarını açıklarken müşterinizi veya işletmelerini çok olumsuz ve ümitsiz gibi göstermekten kesinlikle kaçının.

Yaklaşım: Ekibiniz sorunu çözmek için ne yaptı? Bu çözümü bulmak için neler yaşadınız? Neden böyle bir çözümün doğru olduğuna karar verdiniz?

Sonuç: Çözümünüzün müşteriniz için yarattığı sonuçları, anekdot olarak veya daha iyi bir şekilde “rakamlarla” açıklayın. Hayatı onlar için nasıl daha iyi hale getirdiniz, hedeflerine ulaşmalarına nasıl yardımcı oldunuz, çözdüğünüz zorlukları ve şimdi başarılı bir gelecek için pazarda nasıl konumlandıklarını gösterin. “Olumlu sonuçlar” gösteremiyorsanız, vaka analizini yapmanızın da bir anlamı yok.

Sonuçlar her şeydir.
Bu yüzden vaka çalışması sonuçlarını doğrudan başlığa veya sayfanın başına koyun.

6.Biçimi basit tutun

Vaka çalışmanızı özlü, gözden geçirilmesi kolay ve projenin sonucunun okuyanın aklında kalacak şekilde vurgulamanız gerekiyor.

Müşteriler gönderdiğiniz tekliflerde, muhtemelen fiyatlandırma dışında her şeyi gözardı etmeye meyillidir.

Bu yüzden aklında kalmasını istediğiniz noktaları öne çıkarıp, kolay anlaşılabilir olmasını ve ürettiğiniz katma değeri vurgulayın.

7.Güzel görüntüler ve video kullanın

Vaka çalışmanıza projenizin fotoğraflarını ekleyin. Yüksek çözünürlükte olmalarına ve kompozisyonunuz içinde güzel durduklarına emin olun!

Proje görsel olmayan bir şeyse, görselleştirin. Projenin sonuçları veya iş ile bazı noktaları gösteren keskin ve sade infografikler hazırlayın.

Çekim öncesi, sahne arkası ve gibi öğeleri gösterin. Şirketin ne kadar ilerlediğini ve onlar için yaptığınız harika işi gösterirken, şirketin kötü görünmediğinden emin olmalısınız. Müşterinizi yoktan var etseniz bile bunu halka açık bir yerde dile getirmeyin. Sadece müşterinizin bilmesi yeterli.

Görüşünüzü daha da güçlü kılmak için, müşterinin proje hakkında konuştuğu bir video kurgulayın. Ancak görüntüler gibi, video kalitesinin iyi olduğundan, sesin net olduğundan ve her şeyin profesyonelce çekildiğinden ve düzenlendiğinden emin olun. Yaptığınız video klip ucuz görünmesin. Sade ve samimi olsun.

8.Vaka çalışmalarını teklifinize göre özelleştirin

Kaç vaka çalışmasına sahip olmalısınız?

Bol Bol. Mümkünse hepsi.

Web sitenizde bir portföy bölümünüz var, değil mi? Çalışmalarımız, işler falan?
Yoksa da, dilerim yazının burasına kadar bir vaka çalışması bölümü yapmaya ikna olmuşsunuzdur.

Eklediğiniz vaka çalışmaları, görüşeceğiniz müşterinize sunulacak format teklifine hazır hale getirilmeli. Düzenlenebilir sunum formatı halinde hazırlamanız sizin sonradan yapacağınız tekliflere uyarlamanız için faydanıza olacaktır.

Vaka çalışmanız ve sunumlarınız hazır olursa bir sonraki görüşmeye giderken hazırlıklı olursunuz. Ve işi alma olasılığını artırırsınız.

Örneğin, potansiyel müşteriniz bir e-ticaret çözümüne yanıt veren ve metin yazarlığı gerektiren yeni bir web sitesi arıyorsa, onlara sadece başlangıç seviyesinde bir web sitesi oluşturma konusunda bir vaka çalışma örneği göndermeyin veya sunumunu yapmayın. Müşterinizin ihtiyacı olduğu noktaları gösteren bir çalışma sunmaya veya göndermeye çalışın.

9.Sade bir dil kullanın

Yazdığınız her şeyde olduğu gibi, yazım kurallarına uyduğunuzdan emin olun. Jargon kullanmayın, öz, açık, pozitif olun. Teknik terimler veya kısaltmalar kullanmanız gerekiyorsa açıklamalar ekleyin. Müşterinizin CSS’in ne olduğunu bildiğini varsaymayın.

CSS: Cascading Style Sheets, HTML’e ek olarak metin ve format biçimlendirme alanında fazladan olanaklar sunan bir yazılım dilidir.

Sonuç

Vaka çalışmaları, potansiyelinizi konuşturmanın en iyi yoludur. Henüz bir ilişkinizin olmadığı potansiyel müşterinizle aranızda güven oluşturmaya yardımcı olabilirler.

Potansiyel müşterilerinize gösterdiğiniz vaka çalışmalarınızın; dünyayı yerinden oynattığınız, harika başarılarınızın olduğu veya aldığınız sıra dışı ödüllerden bahsetmesi gerekmez.

Sadece müşterilerinize söylediklerinizi yapabileceğinizi anlatması ve süreçlerde bir müşterinin gerçekten bilmek istediği şeyleri göstermeleri gerekir.

Sizinle beğendiğim vaka çalışması örneklerini paylaşmak isterim:

Yerli:

Türkiye’nin “ilk 40” reklam ajansının sitesindeki “işlerimiz” bölümlerini ve vaka çalışmalarını inceledim.

Sonuçlar gerçekten hayal kırıklığı.

Güzel Sanatlar doğru bir şekilde işlerini ele alıp, aktarmış. Sonuçları paylaşmış. Türkiye’deki ajanslar için ismi gibi güzel bir örnek olmuş.

www.guzelsanatlar.com.tr/aveahayatdegisiryeniyilda

www.guzelsanatlar.com.tr/enginartemayakarsi

Yabancı:

Şu kategorizasyona, özene, tasarımlara bakar mısınız lütfen!

basicagency.com/case-studies

Diğer örnekler:

www.viget.com/work/lebron