Reklam Ajansı Nasıl Çalışır?
1. Müşteri ajansa brief verir
- Müşteri ilişkileri bir toplantı çağrısı raporu oluşturur ve yayımlar
- Müşteri ilişkileri yaratıcı briefi hazırlamaya başlar (Strateji&Planlama ile)
- Hesap yöneticisi, trafikten bir iş numarası talep eder
- Proje yöneticisi bir iş numarası verir
- Yaratıcı brief tüm taraflarca onaylandıktan sonra, bir başlangıç toplantısı gerçekleşir
- Müşteri departmanı prodüksiyon ekibinden bir maliyet/zaman tahmini talep eder
- Tahmin yönlendirilir ve dahili olarak onaylanır
- Müşteri tahmini onaylar, iş başlar
2. Planlama
• Proje yöneticisi, Müşteri ilişkileri departmanına sunmadan önce programı hazırlar. Yaratıcı ve prodüksiyon ekibi tarafından onay alır
• Program daha sonra müşteri ilişkileri direktörü tarafından onaylanır ve müşteriye sunulur. Müşteri tahmini ve programı onayladıktan sonra iş başlar
• Proje yöneticisi daha sonra değişiklikleri yansıtacak olan ana zamanlama çizelgesine işi yansıtır
• Proje yöneticisi daha sonra programın güncellenmesi ve sürdürülmesinden sorumludur
3. Haftalık Durum Toplantısı
• Müşteri ilişkileri yöneticisi haftalık müşteri durum raporunu günceller
• Müşteri durum raporlarını incelemek için haftalık ajans durum toplantıları düzenlenir
• Proje yöneticisi daha sonra toplantı sırasında verilen değişiklikleri yansıtmak için bir ana zamanlamayı günceller ve dağıtır
• Müşteri ekibi durum raporlarını günceller
4. Günlük Sıcak Liste/Durum
• Proje yöneticisi, her sabah ajansına güncellenen bir proje yönetim programında dijital olarak “Bugün acil olarak neler yapılmalı-Sıcak liste/rapor” ve mevcut “durum raporunu” dağıtmalı ve sürdürmelidir. Sıcak listenin yayınlanmasından önceki gece, tüm ekip katılımcıları, yani müşteri ekipleri, yaratıcı direktör, prodüksiyon, bir sonraki gün için gerekli olan işlerle ilgili olarak proje yönetim departmanını bilgilendirmelidirler.
• Çalışma ana zamanlama çizelgesine göre planlanmış olsa da, sıcak liste hafta boyunca meydana gelen değişiklikleri yansıtır. Ekip üyeleri, günlük olarak kendilerine hangi işin atandığını gösteren bir rehber olarak bu listeyi kullanabilir.
5. Tahminin Müşteri Tarafından Onaylanması
• Tahminin müşteri tarafından onayı aldığı veya imzalı bir medya onayı müşteri ilişkileri sorumlusuna ulaştığı zaman, muhasebe faturalama işlemine başlamak için bilgilendirilmelidir.
• Sonrasında müşteri ilişkileri departmanı bir başlangıç çalışma özeti hazırlar ve gerekirse bir iç başlangıç planlama toplantısı başlatır.
• Proje yöneticisi tüm iç işleri ile ilgili toplantıları planlamalıdır. Planlanan tüm toplantıları yönetmek için bir ajans ana takvimi tutulmalıdır.
• Ücret esaslı bir düzenleme için, onaylı bir tahmin ve / veya medya programı imzalanmadan başlatılmalıdır.
• İmzalı tahminler üretim personeli ve CSD’ye dağıtılmalıdır.
6. Proje Yönetimi
• Proje yöneticisi, ana zamanlama çizelgesine uyum sağlamak için her departmanda (yaratıcı veya üretim) teslim tarihlerinin yerine getirildiğinden emin olarak tüm çalışmaları dahili olarak izler.
• Proje yöneticisi, hesabın atanmış potansiyel yaratıcı ekibinin kullanılabilirliğini belirlemek veya gerekirse alternatif yaratıcı ekip atamak için kreatif direktör ile çalışmalıdır.
• Proje yöneticisi dijital bir ana zamanlama çizelgesine sahip olmalı ve tüm değişikler ekipler tarafından ulaşılabilir olmalıdır. Her bir değişiklik turu takip edilmeli ve ana zamanlama çizelgesine yerleştirilmelidir, böylece bir “iş geçmişi” oluşturulabilir. Özellikle bu iş geçmişi proje yöneticisinin hesap verilebilirliği için oldukça önemlidir. İşler ters gittiğinde sorunun neden kaynaklandığının belirlenmesini de sağlar.
7. Dahili onaylar ∞
Ajans çalışmalarını yönlendirirken, işin ajans içinde dolaşmasının zaman aldığını lütfen unutmayın. Önemli bir kişi çalışmaya onay veremiyorsa (Ör: çk yoğunum görmedim- Ne kadar yoğun ve önemli biriyim, önümde eğilin!), yedek imza onayı bulabilmek için uygun yöneticiyi ve hesap ekibini bilgilendirin.
8. Yeni Yaratıcı Aşama
• Müşteri ilişkileri, yaratıcı özeti, projeyi tartışmak ve gerekirse zaman çizelgelerini tartışmak için sorumlu ekiple buluşur. (Büyük ajanslarda farklı müşteri hesapları için farklı gruplar oluşturulur)
• Müşteri ilişkileri direktörü, tüm müşteri metin ve sanat onaylarından sorumludur. Müşteri ilişkileri direktörü, müşteriye sunulacak işin kopyasını resmi onay için müşteriye gönderir. İş çıktısı (grafik, video, metin, ses vb.) her ne kadar sorumlu grup içinde paylaşılmış ve onaylanmış olsa da müşteriye gönderilmeden önce müşteri ilişkileri direktörü “gerçek bir kontrol” yapar (müşteriye işi kontrol etmeden .ai, .psd hatta .aep gönderen dinazor pek çok direktör bulunuyor) ve müşteriye gönderir.
• Müşteriye iş sunmadan önce dahili incelemeler gereklidir.
• Proje yöneticisi sunulan tüm yaratıcı öğelerin bir kopyasını tutar.
• Prodüksiyon, üretim maliyetlerinin bütçe dahilinde kalacağını onaylamak için yaratıcı fikirlerini sunmadan önce yaratıcı ekip ile buluşur. Bu elbette daha önceki aşamalarda da sunulabilir.
9. Metin Aşaması
• Hesap direktörü, metin yazarına (ve diğer ekip üyelerine) müşteri materyallerini sağlar, gerekirse bir başlangıç toplantısı düzenler ve proje yöneticisine müşteri değişikliklerini bildirir.
• Metinler, müşteriye dolaşmadan önce düzeltmeli ve dahili olarak yönlendirilmelidir.
• Dahili onay üzerine, (editoryal ortamda), metinler trafiğe derli toplu teslim edilmeli ve sanat departmanına iletilmelidir. Genellikle metin yazarı ve sanat yönetmeni takım olarak birlikte çalışırlar.
10. Mevcut Yaratıcı Süreci Gözden Geçirmek
• Müşteri ilişkileri departmanı, müşterinin ek maliyetlerin onaylanmasından, medya programının doğruluğundan ve sipariş formlarındaki değişikliklerin uygunluğundan da sorumludur. (Müşteri ilişkileri departmanı müşterinin başarısı için sanki projeyi kendi şirketlerine yapıyormuş gibi çalışırlar. Bütçeyi kendi ceplerinden harcıyormuşçasına harcalar.)
• Değişiklikleri proje yöneticisine vermeden önce Müşteri i. direktörü müşteri değişikliklerini gözden geçirir, değişikliklerin açıkça işaretlendiğinden emin olur. Proje yöneticisi, değişiklikleri hesap takımına teslim etmeden önce tüm düzeltmelerin anlaşılabilir olduğundan emin olmalıdır.
• Yaratıcı proje yöneticisinden alındığında, metin yazarı veya art direktör değişiklikleri gözden geçirir.
• Değişiklikler sanat departmanı tarafından yapıldıktan sonra dolaşımın devam etmesi için proje yöneticisine verilir.
11. Müşteriye Yönlendirme
• Müşteri, kreatifi veya medya programlarını onaylamadaki sorumluluklarıyla ilgili bazı önemli gerçeklerden haberdar edilmelidir. Programın onaylanmasından sorumlu oldukları ve materyalleri zamanında ajansına geri göndermeleri gerektiği vb… Ajans, müşteriye, materyallerin belirlenen bir süreye kadar iade edilmemesi durumunda, projelerin son tarihlerinin tehlikede olabileceğini hatırlatmalıdır. Müşteri, küçük veya büyük değişikliklerin zamanlamayı değiştirilmesine neden olabileceğini de anlamalıdır.
• Hesaptan sorumlu olan müşteri ilişkileri sorumlusu, mevcut programı etkileyen değişiklikler için proje yöneticisinden veya bölüm yöneticilerinden onay almalıdır. Müşteriye gerçekçi bir son teslim tarihi ile geri dönmek her zaman müşteri ile ajans açısından doğru bir tercih olacaktır.
12. Yaratıcı Çalışmanın Müşteri Onayı
• Müşteriye bakan MİS/Y(müşteri ilişkileri sorumlusu/yöneticis), kreatif işler, bağlam, metinler, grafikler, storyboardlar, iş dosyalarından ve medya programlarını doğrudan müşteriye aktarmaktan sorumludur
• MİS/Y müşteriden “son imzayı” alsa da Mİ yöneticisi, müşterinin değişikliklerinin müşterinin memnuniyetine göre yapılmasını sağlamaktan sorumludur. Yani müşteri MİS/Y’e rağmen yanlış bir karar almışsa müşteriyi Mİ yöneticisi ajans içinde korur.
• Müşteri değişiklikleri ve onay adımları, nihai müşteri kopya/düzen onayına kadar tekrarlanır; bu noktada MİS proje yöneticisini üretime başlaması için bilgilendirecektir.
• Planın nihai üretilmiş bir parçaya dönüştürülmesinden önce bir “prepro” veya preprodüksiyon toplantısı planlanacaktır.
13. Yaratıcı Çalışmanın Hayata Geçirilmesi
• Müşteri yaratıcı bir konsepti onayladıktan sonra sanat yönetmeni gereken tasarımlara başlar (kendisi veya bir tasarımcı ile) son hazırlıkları yapar, fotoğrafçı veya sanatçıyı seçer. Daha sonra sanat yönetmeni, ajansın bir stüdyosu ve ekipmanı yoksa, prodüksiyon ve MİS/Y ile sanatsal çıktıların olası bütçeleri için bir araya gelir.
• Daha sonra bir üretim programı oluşturulur.
• Sanat yönetmeni, üretim ve program, maliyetler, pozlar (kaç kare gerek) ve/veya illüstrasyon (kaç grafik üretimi gerek) gibi maliyetleri ilgili departmanlar ile çıkartır.
• Müşteri gerekirse ek maliyetleri onaylar. (İşte burası MİS/Y’in müşteri ile arasının bozulduğu yerdir. Çünkü hep ek maliyetler çıkar. )
• Çekim gerçekleşir, post prodüksiyon gerçekleşir ve proje yöneticisi Mİ ekibini müşteri onay ihtiyaçları, zamanlama ve değişikliklerden haberdar eder.
• Üretim çalışmaları müşteri onayı için sunulmadan önce dahili olarak onaylanır.
14. Medya Planlaması
• Medyadepartmanı, müşterilerin ihtiyaçlarına ve onaylanmış dahili programa göre medya programını üretir.
• Son teslim tarihlerinizi karşıladığınızdan emin olmak için departmanlarla takip etmek MİS/Y’nin sorumluluğundadır. Yaratıcı, metin veya sanat materyalleri zaman çizelgelerinizde geç gelirse, medya programlarınızı yayınların kapanış tarihlerini karşılamak için gerçekçi bir tarihi yansıtacak şekilde değiştirdiğinizden emin olmalısınız!
• Medya departmanı, medya zamanlama bilgilerinin doğru olup olmadığını gözden geçirmek için tüm medya kaynaklarını kontrol eder.
• Malzemelerin zamanında alındığından ve düzgün bir şekilde yerleştirildiğinden emin olmak için medya ile trafik takipte kalacaklardır.
15. Prodüksiyon Aşaması – Post çekim
• MİS/Y, proje yöneticisine yaratıcı ürünün imzalı bir kopyasını (veya onayı) verir.
• Prodüksiyon, gereken özelliklerine göre çalışmayı üretir ve reklam tüm taraflar onaylayana kadar dahili olarak sirküle edilir.
• Müşterinin nihai onayı olmadan ajans tarafından hiçbir işe başlanılmamalıdır. Onaylar yazılı alınmalıdır.
• Çalışmaya revizyonlar tüm müşteri revizyonlarında olduğu gibi muamele edilecek ve bir müşteri değişikliği emri oluşturması gerekecektir.
• Stüdyo, herhangi bir değişiklik için imzalı bir prodüksiyon tahmini olmadığı sürece herhangi bir işe başlamamalıdır.
16. Son Gözden Geçirmeler
• Proje yöneticisi, son müşteri nihai dahili onay, kalite kontrol veya düzeltme için son materyalleri dahili ve harici dolaştırmalıdır.
• Her şey onaylandığında, proje yöneticisi bütçe detaylarının bir kopyasını yapar ve kanıt nihai onay için müşteriye ve ilgili tedarikçilere gönderilir.
• Müşteri, tüm bunların öncesinde her şeyi onaylamış olmalıdır.
• Müşteri veya ajans değişiklik yaparsa, bir değişiklik emri oluşturulur ve gerekirse gerekli materyaller düzeltilir. Ajans ek ücrete tabi olacaksa, müşteriye bildirilmeli ve maliyetler müşteri tarafından onaylanmalıdır.
• Malzemeler/iş müşteriye sevk edilmeden önce numuneler inceleme için ajans içinde sirküle edilmelidir.
17. İşin Yayımlanması ve Kontrolü
• MİS/Y, Proje yöneticisi, Medya departmanı işin yayımlanmasını takiben mecralarda işin yayımlanıp yayımlanmadığını, doğru yayımlanıp yayımlanmadığını takip eder. Gerekirse mecra, içerik değişiklikleri müşteri ile konuşulur onayı alınır ve yapılır.
• En kritik aşamalardan biridir. İşte aksaklıklar çıkabilir, gözden kaçan detaylar veya tüketicinin tepkileriyle karşı karşıya kalınabilir. Bu gibi durumlara özel kriz yönetiminin önceden yapılmış olması gerekir.
18. Raporlama ve Analiz
• Saatlik, günlük, haftalık, aylık ve proje bitimi için raporlar hazırlanır.
• Kampanyanın/işin analizi yapılar bir sonraki iş için görüler elde edilir.
• Tüm bu rapor ve anlizlerin son hali müşteri ile paylaşılır.
19. [ Ajanslar için ] Case Study -vaka analizi- ve Müşteri Değerlendirmesi
• Tüm içerik ve sonuçlar müşteri onayı alındıktan sonra ajansın web sitesinde bir sayfa oluşturarak potansiyel müşterilere kanıt olması için paylaşılır. Rakip için faydalı olacak şeyler elbette gizlenmelidir.
• Müşterinin Ajansara’ya kayıt olarak değerlendirme yapması rica edilir.
Kaynaklar ve İleri Okuma
Önerilen yazı: Reklam Ajansı nedir? Ne iş yapar? [Detaylı Anlatım]
