Ajansların tek ve öncelikli amaçları, müşterilerle anlamlı bir ilişki kurmaktır. Problem şu ki, insanlar tek bir markaya veya hizmete sadık kalmıyorlar ve ne istiyorlarsa onu anında gerçekleştirenlere değer veriyorlar.
Sizin de ajans olarak, değişikliklere hızlı cevap verebilmeniz ve buna istinaden müşteri isteklerini bu hızda gerçekleştiriyor olmanız gerekiyor.
Ajansların düşünmesi gereken bir başka hayati konu ise, sürekli artan rekabet durumu. Aynı müşteri için savaşan bir sürü ajans var. Bunun da ötesinde, bazı firmalar “in-house” kreatif ekipler oluşturmaya başlıyorlar. Bu durumla birlikte, kreatif kararların yaratıcılıktan uzak, şirket yönetimi talepleri doğrultusunda verilmesi, en büyük çekincelerden biri olmaya başlıyor. Bu nedenle, rekabette fark yaratacak en önemli şey, müşterinize yenilikçi fikirler ve çözümler ile gelmeniz olacaktır.
Tüm bunları düşünerek, hızlı hareket edebilmeniz, aynı zamanda müşterinizi etkileyecek yaratıcı çözümler ve fikirler sunmanız için, içinde bulunduğunuz sistemi ve sağladığınız hizmetleri iyi yönetmeniz gerekir. İşte sizin için operasyonel verimlilik burada devreye giriyor.
Ajansınızın gelirini/karlılığını arttırmak için, operasyonel verimliliğinizi geliştirmeye odaklanmalısınız. Fakat bu tek kişinin yapacağı bir iş değil, ajansınızdaki herkesin bu çabaya ortak olması gerekir. Peki herkesin bu dişlinin bir parçası olduğuna ve kendi rolünü oynadığına nasıl emin olacaksınız? Operasyonel verimliliğinizi artırmak için, ajansınızdaki herkesi dahil ederek izlemeniz gereken 20 adımı sizin için derledik.
Operasyonel Verimlilik Nedir?
Öncelikle konumuza operasyonel verimliliğin tanımını yaparak başlayalım.
Operasyonel verimlilik, bir organizasyonun iş süreçlerini ve insan kaynağını en etkin şekilde kullanarak, aynı zamanda müşterilerine kaliteli hizmet veya ürün sunma kapasitesidir.
Operasyonel verimlilik, tüm şirketler için önemli ancak daha önce bahsettiğimiz gibi ana odağı müşteri olan ajansların oyun dışı kalmaması için onlar için daha da önemli bir hal alıyor.
Ajansınızda verimliliği sağlarken şuna dikkat etmelisiniz; takımınızın her bir üyesi iş akışını, yapılacaklar listesini veya e-posta yönetimini verimli hale getirmek için bu konuya fazla odaklandığında, yaratıcı işlerine olan odaklarının kaymasına izin vermemelisiniz. Bu konulara dikkat etmek elbette etkili olabilir ancak asıl meseleden uzaklaşmamalısınız. Operasyonel verimliliğin anlamı bu değil!
Peki operasyonel verimliliği ajansınızda nasıl sağlarsınız? Sadece ve aşırı derecede operasyonel verimliliğe odaklanmadan, asıl amacınızdan sapmadan dengeyi kurmanız ve genel çerçeveyi göz önünde bulundurarak verimlilik çalışmalarını yürütmelisiniz. Gelin beraber 20 adımda bunu nasıl başarabileceğiniz bakalım.
1. Tek bir bilgi kaynağı üzerinden çalışın
Tüm bilgileriniz farklı dosyalara, tablolara, e-postalara veya araçlara dağılmışsa, bunları yönetmek oldukça güç olabilir. Bunları bir arada tutacağınız, süreci baştan sona takip edebileceğiniz ve herkesin erişebileceği tek bir platform operasyonel verimlilik sağlamak için büyük bir adım.
Bu platformlar ile ilgili bilgi almak için Ajansınızın büyümesine yardımcı olacak 20 araç yazımızdan faydalanabilirsiniz.
2. Süreçlerinizi yazılı olarak düzenleyin
İşlerinizi ve süreçlerinizi yazılı olarak düzenleyin. Özellikle ajans gibi yerde, karmaşayı yönetmek sürecinizin bir parçasıysa, bu adım düzeni sağlamak için işlerinizi uzun vadede kolaylaştıracaktır. Örneğin, takımdan biri ayrıldığında, sürecin kaldığı yerden yürümesi çok daha kolay olacaktır.
3. Performansınızı ölçün
Ölçemediğiniz şeyi değiştiremezsiniz. Veri, gün geçtikçe daha ulaşılabilir oluyor ve ajans stratejinizi belirleyecek, size rehberlik edecek içgörüler sağlıyor. Bu nedenle veri günümüzde en değerli şeylerden biri, sizi ileriye taşıyacak kararlar için veriden yararlanın ve performansınızı ölçün. Her karar elbette veriye dayandıralamaz, fakat bazı kararları verirken kendinizden daha emin olmanızı sağlar.
4. İş akışınızı görselleştirin
Amacınız tabi ki her zaman, müşterinize en iyi projeyi sunmak. Bu amaca ulaşmak için de ekiplerin en etkin şekilde çalışmasını hedeflersiniz. Farklı ekiplere odaklanmanız mümkün olmayabilir, özellikle de büyük bir ajans iseniz.
Ekiplerinizin üzerindeki tüm işlere bütün halinde bakmak, her bir ekibin verimliliğini sağlamak ve yönetmek için önemlidir. Bunun da en iyi yollarından biri, iş akışınızı görselleştirmektir. Tüm projelerinizi yan yana tek bir zaman çizelgesine oturtabilirsiniz.
5. Zamanı neye harcadığınızı takip edin
Zamanı neye, ne kadar harcadığınızı takip etmek ve işlerinizi önceliklendirmek, performansınızı ölçmek için eşit derecede önemlidir. Gün içerisinde saatlerinizi neye harcadığınızı bilirseniz, zamanınızı alan işleri de belirleyebilirsiniz. Önceliklerinizi bilirseniz, bunlara ne kadar zaman harcadığınızı ve ne kadar harcamanız gerektiğini de bununla bağlantılı olarak belirleyebilirsiniz.
6. Değişikliklere ayak uydurun
Ajans süreçlerine şöyle bir genel olarak bakmak, özellikle büyüme döneminde oldukça önemlidir. Takım dinamiklerinizin farkında olmak, iş akışında yapmanız gereken doğru hareketi belirler. Küçük bir ekip için ideal iş akışı ile büyük bir ekibinki farklılık gösterir. Operasyonel verimlilik için tüm bu dinamiklern farkında olup, yeni şeyler denemekten korkmayın.
7. Birilerini suçlamayın
Her yeni projeyle beraber zorlu anlar mutlaka yaşanacaktır ve bazen istenmeyen durumlar ortaya çıkacaktır. Böyle durumlarda, insanları suçlamak yerine işleyiş ve süreçlerinizi gözden geçirin. Sebep bir çok şey olabilir; gerçekçi olmayan teslim tarihleri, iletişim eksikliği vs…Süreçteki eksiği bulup, onu düzenlemeye odaklanın.
8. Optimal hızınızı bulun
Hız çağındayız, dolayısıyla hızlı olmak önemli. Fakat hızlı olmaya çalışmak beraberinde işinizin kalitesine olumsuz olarak da yansıyabilir. Asıl mesele, hızlı olmak ve kaliteden ödün vermemek arasındaki dengeyi kurmak. Bırakın projeleriniz müşterilerinize kendini anlatsın ve ekstra zamana değdiğini kanıtlasın.
9. Karşılıklı olarak beklentilerin anlaşıldığından emin olun
Bazı müşteriler diğerlerinden zordur, ancak ne olursa olsun en kötüsü de, beklentilerinin karşılanmadığını düşündüğü için mutsuz olan müşteridir. Bu durum daha çok beklentilerin yeterli derecede ifade edilmemesinden kaynaklanır.
Beklentiler karşılıklıdır, bunu kesinlikle unutmamalısınız. İlk olarak, tüm ekibiniz müşterinin beklentisini net bir şekilde anlamış olmalıdır. Ve ikinci olarak ise, müşterinizin ekibinizden ne beklentisi olması gerektiği de çok net olmalıdır.
10. Daha seçici olun
Rekabet çok fazla evet, bu da çoğu zaman ajansları fiyat düşürmek ve her müşteriyi almaya çalışmaya iter, ki bu yapılabilecek en büyük hatalardan biridir. Çünkü bu şekilde deadline’ları yakalamaya çalışan ekibinize çok fazla iş ve stres yüklemiş olursunuz. Daha seçici olun ve süreçlerinizi doğru yöneterek kaliteli bir iş ortaya koyun.
11. Gereğinden fazla iletişimden kaçının
Etkili iletişim ile çok fazla iletişim arasında fark var. Sonu gelmeyen e-postalar, son dakika toplantıları vs. gereğinden fazla iletişime sebep olabilir. En kritik konulara odaklanın ve toplantılarınızı buna göre organize edin. Fazla e-posta trafiğinin önüne geçmek için işinizi kolaylaştıracak araçlardan yardım alabilirsiniz.
12. Ekibinizin güçlü yönlerini bilin
Ajansınızdaki ekip arkadaşlarınızın güçlü yönlerini bilmek önceliğiniz olmalıdır. Operasyonu ekibinizin güçlü yönlerine göre dağıttığınızda, herkesin tüm potansiyeliyle işini ortaya koymasına yol açmış olursunuz. Doğru işin doğru insanda olmasıyla, hem iş gücü hem vakit anlamında kazanç sağlamış olursunuz.
13. Herkesi dahil edin
Ekibinizdeki herkese güvenmek elbette ki zor olacaktır, ancak herkese işe katkı sağlaması için fırsat vermezseniz, istediğiniz sonuçları elde etmeniz zorlaşır. Operasyonel verimliliğinizi artırmanın bir yolu da, her bir takım üyesini oyuna dahil etmektir.
14. Dayanışma kültürü yaratın
Ajans kültürü genellikle beraber çalışmayı destekler. Böyle de olmalıdır; insanlar ne kadar birbirine güvenir, işbirliğine giderse kendilerini ve işlerini o kadar ileri taşırlar.
Aynı şekilde, başarılarınızı takımınızla beraber kutlamak da çok önemlidir. İnsanlar takdir edildiklerini ve bir dayanışmanın, işbirliğinin içinde olduklarını hissettiklerinde daha fazlasını yapmak için hevesli olurlar.
15. İşe alıştırma konusuna önem verin
Her çalışan yeni başladığı işe farklı bilgiler ve tecrübeler ile gelir, bu ajansınızı geliştirecek bir şey evet ancak bunun yanı sıra, sizin de ajansınızın çalışma şekliyle ilgili bilgilendirme yapmanız oldukça önemlidir. Herkesin genel çerçeveden haberdar olması ekip içi, ekipler arası iletişimi kolaylaştırır.
16. Elinizde “freelance” bir yetenek bulundurun
Her ajans için, yoğun ve daha yavaş geçen periyotları yönetmek zordur. Yoğun bir dönemde, işe aldığınız çalışanı, çok fazla projeniz olmadığı zaman verimli kullanmanız oldukça zordur. Freelance bir yetenek ile proje bazlı çalışmak, bu durumdan kurtulmanızı sağlayacak seçeneklerden biri.
17. İnsanları işe bağlayın
Dışarıdan (outsource) biriyle çalıştığınız durumda, onları işin içinde tutun ve güçlü bir ilişki kurun. Böylelikle iş gücünüzü yönetmenize yardımcı olmalarını sağlayın.
18. Proaktif olmak konusunda cesaretlendirin
Takımınızı proaktif olmaları konusunda cesaretlendirin, bunları yaparken bazı örnekler vermekten çekinmeyin. Takımınızdaki insanların sorumluluk almalarını sağlayın ve onları kutunun dışında düşünme konusunda motive edin. Bu şekilde kapasitelerinin ötesine geçmelerini sağlayabilirsiniz.
19. Takımınızın moralini yüksek tutun
Özellikle takımınız stres altındayken, “yapabiliriz” yaklaşımıyla onların düşmesine izin vermeyin. Yaptıkları işte anlam bulmalarına yardımcı olun ve çalışmalarının ajansın uzun dönem hedeflerine nasıl bir katkı sağlayacağını açıklayın.
20. Saygı gösterin ve egoları dışarıda bırakın
Bir projenin başarıya ulaşması için, birinin projeyi sahiplenmesi gerekir. Fakat bu demek değildir ki, her karar veya fikir aynı insandan çıkacak. Takımın her bir üyesinden iyi fikirler gelebilir. Tüm fikirlere açık olmak ve başkasının fikrinin daha iyi işleyebileceğinin farkında olmak, ekip içerisinde karşılıklı saygı yaratacaktır.
Eğer sizin de ajansınızda bu 20 adımdan uygulamadıklarınız varsa, operasyonel verimliliğinizi artırmak için denemeye başlayın!
İlginizi çekebilecek diğer yazılar:
Ajansınızın Büyümesine Yardımcı Olacak 20 Araç
Yaratıcı Ajansların Takip Etmesi Gereken 20 Blog
Ajansınızın Karlılığını Dramatik Olarak Artırmanın 7 Yolu
Ajansınızın Gelirlerini Artıracak 14 Madde
Kaynakça ve İleri Okuma
