“Fuar” kelimesi, muhtemelen mavi perdeler, bol bol çay ve kahve, boş yüzlü katılımcılar ve labirent gibi koridorlarda salondan salona gezinmeyi çağrıştırabilir. Ancak ¨Fuar¨ dendiğinde aklınıza ilk gelmesi gereken ¨ROI¨’dir! ( Return of Investment-Yatırım Getirisi).
Bir sonraki fuarınız veya etkinliğinizden en iyi şekilde yararlanmanın ipuçlarına beraber bakalım. Fuar ve Etkinliklerde Başarılı Olmak İçin 13 İpucu;
1.Stratejik seçimler yapın
Yıl sonunda bir sonraki yıl katılacağınız fuarlarınızı seçmeden önce işletme hedefleriniz için doğru konferansı, konvansiyonu, ticari fuarı, etkinliği seçtiğinizden emin olmanız gerekir.
Fuarlara katılmak ucuz bir egzersiz değildir – katılma ücretleri vardır, m2 olarak ödersiniz; bir stand tasarımı maliyeti vardır çok uğraştırır tonla para ödersiniz; siz ve katılan takım üyeleri için uçuşlar, oteller ve yemekler…
Çalışanların harcadığı zamanın maliyeti, öncesinde organizasyonları yapan kişinin stresi, sonrasında tüm takımı 1 hafta boyunca çalışamayacak hale getiren yorgunluk…
10 binlerce 100 binlerce liradan bahsediyoruz. Bu yüzden bu fuarın doğru yer olduğundan, doğru insanları çektiğinden ve doğru satış fırsatlarını bulacağınızdan emin olmalısınız.
Çoğu fuar, tanıtım materyallerinde ne tür insanların katıldıkları, aradıkları ve önceki yıllarda katılımın neye benzediği hakkında bilgi sağlasa da, siz bu bilgilerin doğru olma ihtimalini yine de bir araştırın.
Bu fuar kaç yıldan beri yapılıyor? Gerçekten başarılı mı? Size gelen fuar satış temsilcileri, müdürleri, genel müdürleri size her şeyin harika olacağını söyleyecektir. Rakibinizin fuara girdiğini söyleyecektir. İyi düşünün.
Yaptığınız onca harcamaya ve yıpranmaya değecek mi?
Şirketinize maddi katkıda bulanacak ve marka gelişimi için bir faydası olacak mı?
Kendinizi kandırmadan sorun bunları kendinize.
Yoksa 100 binlerce lirayı ve itibarınızı -kendinize olan itibarınız da dahil- bol ışıklı standınızda, 4 gün boyunca karton bardağınızdan kahvenizi yudumlarken etrafı izleyerek kaybedersiniz.
Bu nedenle, bu işe kalkışmadan önce fuarın hedeflediği kitlenin (Eğer fuara gelirlerse), sizin hedef kitlenizle eşleştiğinden emin olun.
Bakın eşleşmesi yazıyorum. %90 eşleşsin. Eğer fırsatınız varsa önce normal ziyaretçi olarak katılın ve araştırma yapın sonraki yıl ticari olarak bir alanla katılmayı seçin.
2.Hedefler belirleyin
Fuar/etkinlik ister küçük ister büyük, B2B veya B2C olsun, ticari hedefleri belirlemek, katılmadan önce olası satış yaratma planını hazırlamak önemlidir.
Başarıyı nasıl tanımlayacaksınız? Fuar sonrası artan satışlar mı? Satış fırsatları mı? Teklif gönderme mi? Ürün geri bildirimi mi? Başvurular mı? Yatırım mı? Ciro mu?
Örneğin; ¨Ana hedeflerimiz, yazılımımızın/ürünümüzün işletmelerin büyümesine nasıl yardımcı olabileceği konusundaki farkındalığı artırmak ve ziyaretçilerin denemelerini sağlayarak satın almaya ikna etmektir. ¨ diyebilirsiniz.
İşletme sahipleri, yöneticileri, satış uzmanları, satın almacılar ve iş geliştirme uzmanları gibi yeni iş kurmak, yatırım yapmak için ziyaret eden katılımcılara sahip B2B ticaret fuarları mı size uygun yoksa son tüketiciye hitap eden B2C fuarlar mı? Örneğin, ¨Katılacağınız fuarda entegrasyon ve yatırım için potansiyel yeni ortaklarla tanışma.¨ gibi ikincil bir hedef belirleyebilirsiniz.
Hedefleriniz ne olursa olsun, fuarınızın/etkinliğinizin başarısını nasıl ölçeceğinizi anlamak önemlidir, böylece yatırımınıza değip değmediğini bu hedeflere bakarak ölçebilecek, gelecek yıl tekrarlamaya değip değmeyeceğine karar verebileceksiniz.
3.Daha büyük olan, her zaman daha iyi değildir
Muhteşem görünen, şehir merkezlerinde bulunan fuar merkezlerinde, büyük paralar ödeyip büyük bir alan aldıktan sonra, düşük bir getiri belki de hiç bir getiri alamayabilirsiniz.
Öte yandan küçük bir fuara katılıp harika bir gelir elde edebilirsiniz.
Bu yüzden sektörün en iyisi ve 20 senedir yapılan bir fuara alan alarak katılmak size garanti geri dönüş sağlamayabilir. Hesaplarınızı ona göre yapın. 1. maddeyi hatırlayın.
4.Toplayıcılar ve Goygoycular
Fuarın/etkinliklerin bir gerçeği de toplayıcılar ve goygoyculardır. Ekibinizi önceden onlara karşı eğitmelisiniz. Uzun süredir bu işin içinde olmak ve insan sarrafı olmak onları tespit etmenizi sağlamayabilir.
Alanda ticari bir iş yapmak için uğraştığınız ve orada olmanızın bir amacı olduğu için zamanınız çok önemli. Onları tespit ettikten sonra kaba olmanıza gerek yok.
İlgilenmeyin yeter.
Birisine promosyon tişörtünüzü, kahve kupanızı, kaleminizi, bez çantanızı vermeden önce bir tür eleme aktivitesi yapmalısınız. Kahve ve kuru pasta tarzındaki şeyleri vermeyin, koruyun diyemiyorum. Korumayı ben şimdiye kadar başaramadım. Bu yüzden sizden de beklemiyorum.
Stand alanınızı ziyaret eden kişinin bir goygoycu veya bir toplayıcı olmadığını, gerçekten ürününüzle ilgilendiğini öğrenmek için biraz sohbet edin. Eğer ürününüzle gerçekten ilgileniyorsa önce kaydını alın ve sonra promosyon ürününüzü hediye edin.
Gelelim toplayıcılar ve goygoycuları nasıl tespit edeceğinize.
Öncelikle goygoycuların, toplayıcılara göre oldukça tehlikeli olduğunu bilin ve ona göre okumaya devam edin.
Toplayıcılar, görece zararsızdır. Onları ağzına kadar dolmuş sepetlerinden/bez çantalarından hemen tanıyabilirsiniz. Bazıları üstünde giydiği 2 den fazla promosyon item ile ( örneğin bir promosyon şapka ve bir promosyon rozet) ¨Hey! Ben toplayıcıyım! Lütfen bana bir şey verme. Bilinçsizce topluyorum.
Eğer bana promosyon ürününü vermezsen kataloğunu alırım¨ der. Her şeyin sayılı olduğunu söyleyin ve hiç bir şey vermemeye çalışın. Tekrar tekrar gelebilir. Gözünüz açık olsun.
Goygoycular… Onlar fuar alanlarının gerçek korkulanlarıdır. Onları kan testi veya dedektörle tespit edemezsiniz. Onlar sizi tespit eder. Ve bir kere tespit ettiklerinde, onlara zamanınızla beraber promosyon ürünlerinizin hepsinden birer ikişer vermek zorunda kalırsınız.
Zamanınız… gitti. Promosyon ürününüz… gitti. Potansiyel müşteriniz ilgilenemediğiniz için… gitti.
Şimdi neden bu kadar tehlikeli olduklarını anladınız mı?
Onları şöyle tespit edebilirsiniz.
1- Ego Goygoycular: Hali hazırda sizin sattığınız ürünün benzerini almış mı almamış mı? Almışsa -bende de aynısından daha iyisi var naaaber- demek için oradadır. Size zor anlar yaşatır, çok zamanınız gider. Ayrıyeten parasıyla, işletmesiyle kendini över,stres olursunuz. Gülün geçin.
2- Duygusal Boşluktaki Goygoycular: Bu goygoycuları anlamak her zaman güçtür. Çünkü ürünle mi ilgileniyor kendini mi övüyor ne yapıyor diye arafta bırakır sizi. Kendini övüyorsa hemen iyi niyet göstermeden goygoycu muamelesi yapın.
Gülün geçin.
3- Lastik Tekmeleyen Goygoycular: Bu goygoycular yurt dışında “tire kicker” olarak adlandırılan goygoycu türüdür. Bu ismi almalarının nedeni şu şekilde bir davranış modeline sahip olmalıdır: Satılan arabaya etraflıca bakarlar, tekerleklerini falan tekmelerler, engin bilgi ve tecrübelerini, kahramanlık hikayelerini anlatırlar ama… 1 saat sonra teşekkür edip giderler.
Evet. 1 saatiniz gitti.
Geçmiş olsun.
Anladığınız an satın alıp almayacaklarını dolaylı şekilde öğrenmek için sorular sorun. Sonra gülün geçin.
Goygoycuların çeşidi ve evrimi hiçbir zaman bitmez. Sonuçlarını artık biliyorsunuz.
Dikkatli olun.
5.Fuar standınız için doğru yeri seçin
Fuara veya etkinliğe girmeye karar verdiniz diyelim. Bir sonraki adım, yerinizi seçmek olacaktır.
Yiyecek ve içecek satan yerlerin yolunun üzerinde olmanız size trafik sağlayabilir. Salonların birleşim yerleri, ana fuar veya etkinlik girişini de tercih edebilirsiniz. Rakiplerinizin olduğu yerde olmanız size bir avantaj yaratabilir. Bu tamamen sizin ¨savaş¨ stratejinizle doğru orantılı.
Mümkün olduğunca erken rezervasyon yapmanızda fayda var. Aksi takdirde, kemiği sıyırmak zorunda kalırsınız. Eğer yıllardır katıldığınız bir fuar/etkinlik var ve memnunsanız indirimli fiyatlardan yararlanıp bir sonraki yıl için rezervasyon yaptırabilirsiniz.
6.Stand Tasarımınızı Basit ve Çekici Kılın
Fuar standı tasarımınızın, markanıza ve iletişim kurmak istediğiniz mesaja uyduğu sürece gösterişli veya teknik (bir sürü led ışıklı&komplike) olması gerekmez.
Fuar standınıza 10 binlerce lira harcamanız gerekirken. Bazen, sadece 3-5 bine mal olan basit, iyi tasarlanmış bir pano, bazı iyi promosyon malzemeleri ile keskin ve profesyonel görünebilirsiniz.
Bir fuar standına büyük paralar yatırmadan önce uzun vadeli fuar etkinliğinizi düşünün.
Yılda yalnızca bir veya iki etkinliğe gidecekseniz, ve bu etkinlikler sizin için büyük satışlar sunmadıkça, bir standa 200-300 bin harcamanın bir anlamı yoktur. Yatırım getirisini (ROI) hatırlayın ve buna göre kararlar alın.
Ayrıca, mesajlarınızı basit ve anlaşılır tutun. Katılımcılar, koridorlardan geçerken çok fazla mesajla boğuluyorlar. Bu nedenle şirketinizi nasıl sunduğunuz konusunda kesin ve belli bir hedefe odaklı olmanız gerekiyor.
Afiş veya kabin tasarımınızı çok fazla kelime, resim veya logo ile karıştırmayın. Tüm tasarımınızın koridordan kolayca görülebildiğinden ve okunabildiğinden emin olun.
Ziyaretçiler koridordan geçerken kim olduğunuzu ve ne yaptığınızı kolayca anlamaları gerekir.
7.Stand takımı en önemli şeydir
Fuar standınızın ne kadar süslü olduğunu veya promosyon malzemelerinizin ne kadar havalı olduğunu fazla büyütmeyin, en başarılı standlar dinamik stand takımına sahip olanlardır.
Standınızda çalışanlar markanızı temsil ediyor. Ofis çalışanlarından markanızı en iyi kimin temsil edeceğini ve bununla birlikte ürün/hizmetinizi en iyi bilenleri stand takımına dahil etmeniz gerekir. Giyim olarak temiz, düzenli – profesyonel yaklaşımlarında arkadaş canlısı, iddialı insanlara ihtiyacınız var. Ortalıkta gezinen, telefonunda Instagram’da zombi gibi saatlerce zaman geçiren ve işten kaçan bir takım üyesini takımınıza dahil etmediğinizden emin olun.
Giyim olarak herkesin takım elbise giymesi zorunlu değildir elbet, ancak markanızla eşleşen bir kıyafet kodu oluşturmanız gerekir. Bu bir takım elbise veya belki de markalı şık bir gömlek olabilir veya herkes belirli bir renk paleti giyer. Bir bütün olarak ve profesyonel gözükmeniz gerekir.
8.Standınız için sandalye yerine bar taburesi kiralayın
Özellikte fuar standında çalışanlar için 1 gün çook uzun geçer. Bu 1 gün boyunca personeliniz ayakta duracak, ancak tabureler ile toplantılar arasında ayaklarını dinlendirebilecekler. Sandalyelerde oturmak personelinizin ilgisiz, tembel görünmesine neden olabilir. Dinamik değillerdir ve çok yer kaplarlar. Ayrıyeten sandalyeler goygoycuları standınıza çekecektir.
9.Diğer stantları ziyaret edin
Diğer stantları ziyaret edin ve potansiyel müşteriler, şirket ortakları vb. insanlarla tanışın. Konfor bölgenizin dışına çıkın.
Alanda dolaşarak, diğer firmaların stantlarını nasıl tasarladıklarını, stant takımlarının nasıl çalıştığını ve katılımcılarla nasıl etkileşime girdiklerini gözlemleyin.
10.Konuşma fırsatı yaratın
Bir fuarda etkinizi en üst düzeye çıkarmanın gerçekten değerli bir yolu da, bir konuşma fırsatı yaratmaktır. Çoğu fuar ya bir konferansın bir parçası olur ya da fuarın kendisi workshoplara ve çeşitli konuşmacılara sahip panellere ev sahipliği yapar.
Konunuzla ilgili bir bilgilendirme oturumu düzenlemek, standınıza giden yolu bulamayabilecek bir kitleye tanınmanızı sağlayacak ve sizi alanınızda uzman olarak konumlandırmanıza yardımcı olacaktır. Kesinlikle erişiminizi genişletir.
Türkiye’de fuar firmaları konuşmacı bulmakta zorlandıkları için sizin konuşma teklifinizi memnuniyetle karşılayacaklardır. Katılımcıların fazla olacağını düşündüğünüz saatlerde oturumunuzu alın.
Oturumun konusuna fuarın temasıyla alakalı bir konu ile başlayıp sonradan kendi ürün/hizmetinizle bağlayabilirsiniz. Oturumunuz katılımcıların bazı sorunlarını çözmeli, yol göstermeli ve ürün/hizmetinize kesişmeli.
Konuşmanızdan önce broşürlerinizi sandalyelere bıraktırmak her zaman faydalıdır. Bıraktırın. Kendiniz bırakmamaya özen gösterin. – Türkiye’de –
Kendi firmanızı/ürününüzü/hizmetinizi aşırı övmemeye dikkat edin, bununla birlikte katılımcılar kim olduğunuzu ve firmanızın ne olduğunu öğrensinler.
Konuşmanızın sonunda katılımcıların sorularını alabilir, standınıza davet edebilir, eğer bir sorunları varsa yardımcı olacağınızı söyleyebilirsiniz.
11.E-postaları toplayın – Çil çil e-postalar
Daha sonra iletişime geçmek, yeni çıkan ürün/hizmetlerinizden haberdar etmek için potansiyel müşterilerinizin e-postalarını toplamaya çalışın. Standınızı ziyaret eden sektörünüzden veya hedef kitleniz birisi ise, e-postalarını kaçırmayın. E-posta toplamayı, yerden altın toplamak gibi görün. Parıldayan, yepyeni altınlar.
E-postalarını verenleri promosyon ürünlerinizle ödüllendirebilir veya ödüllü bir oyun / çekilişe katılmaları için ön koşul olarak e-postalarını alabilirsiniz.
Yani bir yol bulun. Alın o e-postaları!
Kartvizitlerini bırakmalarını, hardcopy bilgi formunuzu doldurmalarını veya standınızdaki iPad’e bilgilerini girmelerini sağlayın. Bunları yaparken basit tutun. Çok fazla bilgi almayın. Potansiyel müşterinize kurdeşen döktürmeyin. KVKK kutucuğu ekleyin.
Ve özellikle B2B bir iş yapıyorsanız ve bu kişi gerçek potansiyel alıcı ise, takımınızın sonradan iletişime geçerken okuyabileceği anlamlı notlar almayı unutmayın.
12.Başvuruların & Potansiyel müşterilerin takibi
Fuarda kaç e-posta veya kartvizit topladığınız önemli değildir. Takip etmelisiniz!
Ofise döndüğünüzde, sohbeti devam ettirmek ve potansiyel anlaşmayı sıcak tutmak için tüm potansiyel müşterilerinizle hemen iletişime geçin.
En çabuk kaçan 2 şey vardır. Biri para ve diğeri ise potansiyel müşteriler.
Bir geri dönüş e-postası şablonu oluşturun, potansiyel müşterinize gönderin ve gönderimin ardından müşterinizi arayarak hem ilgilenmeye devam edin hem de e-posta attığınızı söyleyin.
13. Hedef realizasyonu
Fuar veya etkinlik bitti ve ofise döndünüz. Hedeflerinizi ne kadar gerçekleştirdiniz? Yatırımınızı çıkartacak kadar potansiyel müşteri ile iletişime geçebildiniz mi? Yeterince çil çil e-posta toplayabildiniz mi?
Topladığınız kaliteli potansiyel müşteri sayısına ve harcadığınız para miktarına bakın. Ne kadar sipariş aldınız? Kaç liralık teklif verdiniz? Başarınızı takip ederek, hangi fuarların/etkinliklerin en başarılı olduğuna ve hangilerine gelecek yıl tekrar katılmaya değer olduğuna karar verebilirsiniz.
Son Söz
Fuar ve etkinlik alanlarına birer savaş alanı olarak bakmalı ve ona göre hazırlanmalısınız. Rakiplerinizin fuarlara katılma stratejisini incelemeli, ona göre farklılaşmalı ve savaşmalısınız.
Leadleri toplamayı host ve hosteslere bırakıp, Starbucks’tan veya alandaki 3. nesil kahveciden kahvenizi alıp etrafta dolanmayın. Kalenizin başında durun ve bir yönetici olarak insanları standınıza davet edip stant takımınıza liderlik edin.
İlginizi çekebilecek yazılar:
Ajans ile Çalışırken Dikkat Etmeniz Gereken 4 Ana Kriter
5 Maddede Dijital Ajans Ararken Dikkat Etmeniz Gerekenler
