Ofis Taşıma İpuçları

Oluşturacağınız taşınma takımı emlakçılar, tasarımcılar ve nakliyeciler gibi harici ortaklarla iletişimde olmalı. Taşınacak her parçayı özenle projelendirmeli.  Takım üyelerinin içinde taşınma konusunda tecrübesi olan biri kesinlikle olmalı. Bunun haricinde detaycı biri ile cevval güçlü kaslı biri net olmalı.

Bir task force oluşturarak taşınırken atmanız gereken her adımı güvenle planlayabilir ve uygulayabilirsiniz. 

2. İletişim Planı

İyi düşünülmüş bir iletişim planı işyerinizdeki her türlü büyük değişikliğin anahtarıdır. Ortalama bir tam zamanlı çalışan yılda 2.040 saat çalışarak geçirir ve ortamlarındaki bir değişiklik performanslarını büyük ölçüde etkileyebilir.

“Hadi çocuklar, benim eve yakın bir yer buldum gidiyoruz” “ Buranın enerjisi beni kötü etkileyeah” derseniz çalışanlarınız demotive olacaktır. 

O yüzden neden bu kararın alındığını, şuan neler yapıldığını ve gelecekte nasıl bir şekilde olacağını çalışanlara açıklamanız gerekir.

Çalışanlarınızı saksı yerine koymayın. Onları sürece dahil edin.

Çalışanlarınızla veya takım arkadaşlarınızla yapacağınız iletişim planı aşağıdaki maddeleri içermelidir:

Niyet – neden taşınıyorsunuz?

Katılımcılar – kime ulaşmaya çalışıyorsunuz ve neden?

Hedefler – ne başarmak istiyorsunuz?

Lojistik – zaman çizelgesi, yeni ofis planı, ne yapılması gerekiyor ve kim tarafından?

Geri bildirim için plan- varolan planı nasıl geliştirebiliriz?

Kutlama* – taşınma tamamlandıktan sonra, yeni ofisinize nasıl başlayacaksınız?

*Kutlama kısmını açıklamanıza gerek yok. Task force takımınız bilse yeterli.

Eğer birine bahsederlerse, onları gerçekten ciddi bir şekilde cezalandırcağınızı eklemeyi unutmayın. Sürprizi bozmak, işletmenizi sabote etmekle aynı şey bu aşamada. 

Güzel başlamak her zaman önemlidir. 

Planınızı nasıl açıklayacağınız da oldukça önemlidir. Bir toplantı sırasında mı, bir Slack kanalı, bir e-posta, ya da başka bir şey? Hangi saat/gün ilan edilecek? 

Herkesi toplayıp durumu güzel bir şekilde, pozitif ve esprili bir şekilde kısaca anlattıktan sonra  detayları e-posta ile atmanız benim kişisel tercihim.

Sık ve açık iletişim taşınma ile ilgili endişeleri hafifletmeye, taşınmanız için  daha çok geri bildirim toplama daha iyi fırsatlar yaratmaya yardımcı olacaktır.

3. Takım Analizi

Takım analizi ekibin büyüklüğüne alana, yere ve departman sayısı/büyüklüğüne göre farklılık gösterecektir.

Task force’tan bir görevli ekiplerle bir çalışma alanı için isteklerini, beklentilerini ve çalışmalarını etkileyebilecek diğer faktörler hakkında konuşmalıdır. Bunu, bir anket ile, yüz yüze görüşmede, grup sohbetinde veya hepsi birlikte olacak şekilde yapabilirsiniz.

Örneğin; mevcut ekip büyüklüğüne, öngörülen büyümeye ve departmanlar arasındaki işbirliğine baktıktan sonra grafik departmanını ofisin ortasına almanız gerekebilir.

Böylelikle herkes grafikerlere rahatça karışabilir ve eleştirebilir. Aynı şey pazarlama departmanı içinde geçerli.Onlarıda ortaya alırsanız, ikisi yan yana olur. Böylelikle ofise kargo bırakmaya gelen kurye bile girmişken her iki departmanı eleştirip ve akıl verip çıkabilir. 

Şaka şaka.

Departmanların konumu önemli. Takım analizini iyi yapın lütfen.

4. Bütçe

Her ne kadar bütçe genellikle ofis taşımadan önce yapılsa bile taşınma sürecine karar verildikten sonra en ince ayrıntısına kadar her şeyin bütçelenmesi gerekir.

Örnek kalemler aşağıdaki gibi olabilir:

• 2. Parti Şirketler: Nakliyeciler, Temizleyiciler, Iç Mimarlar 
• Malzemeler: Bant, Kutular, Tekerlekli Arabalar, Patpat, Temizlik malzemeleri 
• Mobilya/Ekipman: Kanepeler, Masalar, Halılar, Dekorasyon Aksesuarları, Raflar, Perdeler 
• Yiyecek:  Kutlama Yemeği, taşınma sırası ve sonrası yeme içme

Buradan örnek taşınma şablonunu indirebilirsiniz. 

5. Lojistik Planı

Her adım için lojistik ile ilgili zaman çizelgesi oluşturmak, bu hareketli süreci daha sorunsuz hale getirecek, ekibin bütçe dahilinde  kalmasına yardımcı olacak ve ne bekleneceği konusunda gerçekçi bir fikir sağlayacaktır. Aşağıdaki faktörler dahil edilmelidir:

• Zamanlama
• Alan
• Tasarım
• Güvenlik
• Paketleme

Zamanlama

Zaman çizelgesi, paketlemenin ne zaman başlayacağı ve ekibin yeni alana ne zaman taşınacağı ile ilgili takvimi içerir. Süreç boyunca görevler için kilometre taşları içermesi takımınızı motive edecektir. Bu zaman çizelgesi tüm ekiple paylaşılmalıdır.

Dikkate alınması gereken bir diğer husus taşınma gününün ne zaman gerçekleşeceğidir. Hafta sonu veya hafta içi, sabah veya akşam mı, çalışma gününü iptal mi edeceksiniz yoksa ekibin uzaktan çalışması mı gerekiyor? Binanın diğer kiracılarını bilgilendirmeniz gerekiyor mu? 

Alan

Alanın boyutlarını, çıkışlarını, havalandırma deliklerini, aydınlatmayı ve tasarımınızı ve takım düzeninizi etkileyecek diğer fiziksel özellikleri kontrol etmek için yeni alanınızda bir tur atın. 

Örneğin bir mutfak varsa, satın alınması veya tamamlanması gereken bir şey olup olmadığını kontrol edin. 

Prizler. Her yere priz koyun. Her duvarda bir priz olması oldukça önemli. Sigortalar sizin harcayacağınız enerjiyi kaldıracak mı? Topraklama nasıl? Var mı? Havalandırma iyi mi?

Tuvalet kokusu ofisin içine geliyor mu? Veya mutfak kokusu? Ofise oksijen giriyor mu? Her ayrıntıyı düşünün. Yangın tüpünü kesinlikle unutmayın. Hırsızlık, yangın ve su basmasına karşı alarm taktırmak size çok ağır bir yük olmayacaksa kalitelisinden takın.

Tasarım

Ofis tasarımı, iş yeri üretkenliğini ve şirketin kültürünü inanılmaz etkileyen bir unsurdur. Ofisinizin her alanı için bir teması olması, sizin çalışma stilinizi ve hedeflerinizi yansıtması gerekir. 

Yeni ofise taşınmadan önce, yeni ofisinizinin bir yerleşim planını herkesle paylaşmanızda fayda var. Böylelikle pek çok yanlışı önleyebilir veya daha verimli çalışma alanları oluşturabilirsiniz.

Güvenlik

Çalışan veya iş bilgilerinin bulunduğu dosyaların ekibiniz tarafından elle teslim edilmesini sağlayın veya dosyaların sorumluluğunu alması için task force’dan birini görevlendirin. Bunu yaparak, bu hassas dosyaların kaybolmasını veya yanlış yerleştirilmesini önlersiniz.

Anahtarlar, park kartları önceki ofisden toplanmalı ve yeni ofisiniz için tekrar düzenlenmelidir.

Dizüstü bilgisayarlar, harddiskler gibi şirket verileri taşıma sırasında güvenli bir konumda yedeklenmeli ve kilitlenmelidir.

Paketleme

Paketleme işlemini erkenden başlayın ve her eşyayı önem/kullanım seviyesine göre kategorize edin. 

Ayrıca çalışanlar için bir paketleme listesini örneğin ortak bir google tablolar ile paylaşabilir ve böylelikle tüm envanterlerinize dijital olarak sahip olmuş olursunuz. 

Bu süreci herkes için daha sorunsuz hale getirmek için farklı boyutlarda kutular/paketleme malzemeleri alabilirsiniz.

Aynı zamanda google tablolar ile topladığınız mevcut envanteri değerlendirmek, derlemek ve artık ihtiyaç duyulmayan öğeleri bağışlamak için de mükemmel bir zamandır.

Öğelerin paketlenmesi veya masaları temizlenmesi gerektiğinde açıkça iletişim kurduğunuzdan ve taşınmaya yardımcı olamayanlara destek sağladığınızdan emin olun.

Kutlama

Her şey tamamlandıktan ve yeni ofisinize yerleştikten sonra artık bunu kutlamanın zamanı geldi. 

Her ekip üyesinin masasına bir hediye bırakmayı, takımca bir  yemeğe çıkmayı patrondan teşekkür mektubu veya başka bir sürpriz düşünebilirsiniz.

Çalışanların tanınması örgüt kültürünün önemli bir parçasıdır ve bir ofis hareketi kesinlikle her ekip üyesinin bir kutlamasını gerektirir.

Geri Bildirim

Çalışanların geri bildirimi için birbasitinden platform sağlamak, ekibiniz için en etkili çalışma alanını oluşturmada çok önemli olacaktır. 

Taşındıktan sonra, işbirliği, tasarım veya çalışan konforu düzeylerini iyileştirmek için belirgin olmayan değişiklikler olabilir ve geri bildirimler çözümleri hayata geçirmenize yardımcı olacaktır. 

Son Söz

Evet. Geldik yazının sonuna.

Taşınma işi ciddiyet ister. Sonuçta ofisinizi kaç kere taşıyacaksınız ki? Tüm süreçleri en başında planlayın ve bunu tek başınıza yapmayın. Herkesten geri bildirim alın.

Tüm adımlar boyunca ekip üyelerini motive etmeyi unutmayın.  

Çalışanların şirketlerin en değerli kaynağı olduğunu unutmayın. Onlara saksı gibi davranmayın.