Markalar reklam veren olarak, çalışacakları ajansı seçmek amacıyla konkur açarlar.
İlk etapta, kendi belirlediği kriterlere uygunluğuna göre bir uzun liste (long list) oluşturur ve bu listedeki ajansları davet eder.
Sonrasında, konkura katılacak ajansları belirlemek amacıyla bir kısa liste (short list) oluşturması gerekir.
Kısa listeye karar vermeden önce ise, ajanslarla “Doku Toplantısı” yapabilir.
Peki nedir bu “Doku Toplantısı”nın amacı ve içeriği?
Doku toplantısı, ajansların çalışma tarzlarını, problem çözme yaklaşımlarını anlamak ve ekiplerin kişisel olarak uyumluluğunu test etmek için bir fırsattır. Marka tarafından ajanslara kısa bir çalışma verilebilir.
Örneğin, rakibin reklamı üzerinden, iyi ve kötü noktaları hakkında veya ne gibi problemler/fırsatlar olduğu konusunda, ajansın fikirlerini sunması istenebilir. Böylelikle marka, ajansın bu iş için belirlenen kriterlere uygunluğunu daha yakından anlama fırsatı yakalar.
Doku toplantısından önce ise, konkur ilanı içeriğinde markanın, müşteri ihtiyaçlarını, öne çıkabilecek fırsatları, önceliklerini, şirket ve kategori ile ilgili önemli noktaları ajanslara iletmesi gerekir.
Böylelikle doku toplantısına gelmeden önce, ajans bu noktaları göz önünde bulundurarak toplantıya hangi ekip ve format ile geleceğini belirleyebilir.
Doku toplantısı için, uygun süre bir buçuk saat kadardır, ancak şartlara göre daha uzun olarak organize edilebilir.
Çoğu marka, doku toplantısını zaman kaybı olarak görüyor. Halbuki marka ve ajans arasında profesyonel ilişkilerin sorunsuz bir şekilde yürüyebilmesi için, öncesinde iki tarafın birbirini tanıması ve uyumluluğunu test etmesi önemlidir.
Uzun vadede, doku toplantısını yapmış olmak, doğru ajans ile ilerleme fırsatı vererek zaman kaybını engelleyebilir.
